التقنيات الإلكترونية لأنظمة إدارة وأرشفة الوثائق والملفات
اختر مدينة وتاريخ آخر
دورة التقنيات الإلكترونية لأنظمة إدارة وأرشفة الوثائق والملفات
المقدمة:
تواجه المنظمات في الوقت الحالي تحديات عديدة في مجال إدارة وأرشفة الوثائق والملفات الإلكترونية. يعزى ذلك جزئيًا إلى زيادة حجم البيانات التي تنشأ وتتراكم يوميًا. وبالتالي، أصبحت إدارة الوثائق والأرشفة عنصرًا أساسيًا في ممارسات حوكمة المعلومات الفعالة.
تساعد إدارة الوثائق والأرشفة على تلبية متطلبات الامتثال للمعايير والتشريعات المعمول بها في العديد من الصناعات. كما تقلل من حاجة التخزين الفعلي للوثائق وبالتالي تقلل من التكاليف المرتبطة بهذا الجانب.
بالإضافة إلى ذلك، تحد من المخاطر المحتملة مثل فقدان الوثائق أو تلفها وتسهم في تيسير الوصول إلى الوثائق المهمة بطريقة سلسة وفعالة.
تعتبر التقنيات الإلكترونية لإدارة وأرشفة الوثائق والملفات حلاً مهمًا لهذه التحديات. تساعد أنظمة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في متابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية والنسخ الرقمية للوثائق الورقية، وتتيح الاحتفاظ بنسخ متعددة من الوثائق بطريقة منظمة وفعالة.
وبالإضافة إلى ذلك، تعد نظم إدارة الوثائق جزءًا أساسيًا من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسية الشاملة. فهي ترتبط بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصورة، وأنظمة سير العمل، ونظم إدارة السجلات.
أهداف الدورة:
· الحفاظ علي الوثائق والملفات من الكوارث وضمان الدعم التلقائي
· اطلاع المشاركين على الارشفة الالكترونية و اهميتها.
· اطلاع المشاركين على الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات الكترونيا
· اطلاع المشاركين على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق و الملفات والمخطوطات
· إكساب المشاركين المهارات الحديثة و العصرية في مجال الادارة الارشفية
· تمكين المشاركين من عملية التوثيق و الأرشفة وحفظ الملفات الكترونيا
· تمكين المشاركين من اعداد تقارير العمل و التقنيات الكتابيه
المحاور العلمية للدورة:
الأرشفة الإلكترونية
· الإدارة الإلكترونية
· عناصر الإدارة الإليكترونيةاهم
· فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه
· اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه
· نظم الأرشفة الإلكترونية
· مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق
· المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
· المكونات الأساسية لإدارة الوثائق
الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات
· طرق التصنيف والفهرسة
· متطلبات الأرشفة الالكترونية
· خصائص الارشفه الالكترونية
· طرق صيانة الملفات
· البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
· الحماية من الاخطار الالكترونية
· أهم برامج الأرشفة الالكترونية
نظم إدارة الوثائق
· التعامل مع البرمجيات الجاهزة .
· معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا .
· التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة .
· عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
· طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.
· لتسهيل الحفظ و الاسترجاع. EXCEL استخدامات
· في المراسلات الإلكترونية. Outlook استخدامات
· في بناء قواعد البيانات. Access استخدامات
· في الأرشفة و الحفظ. Acrobat أستخدامات
· تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال